Geld moet rollen

Ook voor deze blog hebben we weer een totaal ander onderwerp uitgekozen. We hebben het al over een aantal verschillende onderwerpen gehad in onze uiteenlopende blogs. Zo hebben we het gehad over lopende projecten, de Belbin test, onze opleiding en hebben we zelfs een interview gedaan met een de schrijver van het boek “Buiten beter, beter buiten”! Bij al deze onderwerpen speelt er achter de schermen nog een belangrijk onderdeel een grote rol dit jaar. Inderdaad, we hebben het over het geld. Ik, Danielle van de Beld, heb dit jaar als functie Financieel. Daarom heb ik besloten om jullie in deze blog wat meer over de functie te vertellen en over mijn rol binnen de stichting.

Binnen de stichting zijn er verschillende functies. Ieder lid van de stichting heeft individueel een van deze verantwoordelijkheden. Ons team bestaat uit de volgende rollen:

• Voorzitter

• Personeel en organisatie

• PR

• Facilitair

• Acquisitie

• Financieel

Omdat wij maar met zijn vijven zijn hebben we besloten dat ieder verantwoordelijk is voor zijn eigen rolvervulling. Ook begeleiden we naast onze rollen nog individueel verschillende projecten en leerlingen tijdens het vak regioleren.

Maar wat is nou precies mijn aandeel? Ik doe het financiële deel binnen de stichting.

Maar wat houdt dat nou precies in? Allereerst ben ik de persoon die zich bezig houd met het geld dat binnen stichting loopt. Het beheren van de kas en de bankrekening horen daar natuurlijk ook bij. Daarnaast maak ik de rekeningen klaar voor projecten en andere financiële doeleinden.

Vorig Jaar werd de boekhouding op papier bijgehouden. Dit jaar heb ik er voor gekozen om dit digitaal te doen. Op dit moment gebruik ik hier het computerprogramma “Excel” voor maar later dit schooljaar komt hier waarschijnlijk een boekhoudkundig programma voor in de plaats zodat wij als stichtingen de boekhouding nog iets beter bij kunnen gaan houden. Zo moet het dan mogelijk worden dat we de verschillende bedragen van de inkomsten en uitgaven aan het toebehorende project kunnen koppelen. Zo kunnen we in één oogopslag zien hoe het er financieel voorstaat per project. Super handig dus!

Op dit moment hebben we een digitale kas en bankboek. Ook hebben we een orderlijst voor het boek buiten beter, beter buiten. Dankzij deze lijst kunnen we zien hoeveel boeken we hebben verkocht, wanneer ze betaald zijn en wanneer ze verstuurd zijn. Zo kunnen we alles op een overzichtelijke manier bijhouden en opvolgen.

Bij ieder verkocht boek hoort natuurlijk een factuur. Al deze facturen worden ook door mij gemaakt. Maar niet alleen daarvoor zijn deze papiertjes nodig, ook voor projecten maak ik de facturen. Later in het schooljaar gaan we natuurlijk ook nog een heleboel producten verkopen. En daar moeten natuurlijk ook nog facturen voor gemaakt worden. Het wordt dus zeker een schooljaar vol veel verschillende facturen. Stil zitten zit niet in het pakket!

Bij veel projecten komt het voor dat leerlingen kosten maken omdat ze materialen moeten aanschaffen. Hiervoor is een declaratie formulier opgesteld. De leerling vult dit formulier in en moet hierbij natuurlijk ook de bonnetjes inleveren. Zonder bon kan ik geen geld teruggeven aan de leerlingen. Het ingevulde formulier komt dan weer bij mij terug en ik zorg ervoor dat de leerling zo snel mogelijk zijn geld terug krijgt. Want niemand wil natuurlijk lang wachten voordat hij of zij het voorgeschoten geld terugkrijgt.

Op dit moment ben ik dus druk met de verkoop van het boek en de facturen daarvoor, maar ook het bijhouden van de kas en het bankboek. De facturen voor de projecten zijn nog niet aan de beurt geweest omdat er op dit moment nog geen project is afgerond. Later in het schooljaar krijg ik het daar waarschijnlijk nog erg druk mee.

We hopen dat we later in het jaar nog veel meer boeken maar ook producten gaan zodat we met de winst hiervan verschillende workshops en andere leuke en leerzame dingen met de leerlingen kunnen gaan doen. Een geweldige motivatie om nog harder door te werken!

Wie weet leest later in het schooljaar ook over de andere functies en bezigheden van onze stichtingsleden. Laat vooral weten waar u nog meer van zou willen weten.

Tot in de regio!

Danielle van de Beld,

Financieel Stichting Stijlvol Ondernemen